La documentazione oggetto dell'intervento risultava scompaginata e solo parzialmente identificata: non necessitava di urgenti restauri ma, non essendo sistemata nella giusta collocazione, non poteva essere consultata. Una parte consistente del materiale proveniva dall'archivio della Prefettura, costituito da carte sciolte condizionate in buste, che dovevano essere ricondotte alle singole serie e ai relativi fascicoli. La restante documentazione proveniva da fondi pre e post unitari, alcuni perfettamente identificati, altri di difficile identificazione. Grazie a un attento lavoro di studio il materiale è stato schedato, con la creazione di una banca dati, condizionato e inserito nei fondi di appartenenza provvedendo contestualmente all'aggiornamento dei relativi inventari.
L'attività di recupero ha permesso di individuare, catalogare e ricondurre ai rispettivi fondi 7.726 unità archivistiche provenienti da 16 fondi archivistici:
Camera e auditore fiscale (1537-1784), Consiglio di giustizia (1502-1532), Corte regia (1838-1866), Delegazioni di governo di Firenze (1848-1860), Magistrato dei Pupilli del Principato (1531-1808), Nove conservatori – Deputazione sui Monti Pii (XVIII sec.), Nove conservatori del dominio e della giurisdizione fiorentina (1542-1769), Prefettura del compartimento fiorentino (1859-1864), Prefettura di Firenze (1865-1952), Preture civili e penali di Firenze (1839-1868), Regio fisco – Appendice (XVIII-XIX), Soprastanti le Stinche (XIV-XIX sec.), Stato civile di Toscana (1808-1865), Supremo tribunale di Giustizia (1777-1808), Tribunale collegiale di prima istanza di Firenze – sezione civile (1838-1865), Ufficiali di sanità (1555-1778).
Talvolta si è trattato soltanto di individuare una o qualche decina di unità del relativo fondo, altre volte, com'è il caso soprattutto della Prefettura e in misura minore dello Stato civile di Toscana, sono state colmate notevoli lacune che ne ostacolavano lo studio.
