Orientarsi nella ricerca
Chi non ha esperienza di ricerca in un Archivio e si propone di consultarlo per la prima volta, deve tenere conto che i documenti archivistici non sono organizzati né in maniera tematica o per "soggetto", né catalogati secondo un qualche ordine alfabetico. Di norma essi sono organizzati in fondi archivistici sulla base del soggetto (istituzioni pubbliche, enti, persone, famiglie) che, per le proprie finalità, li ha prodotti, ricevuti, raccolti, ordinati e/o conservati nel corso del tempo.
Per indirizzare la ricerca, occorre in primo luogo individuare il nesso fra l'oggetto della ricerca stessa e le competenze, finalità, storia di un determinato soggetto produttore e di conseguenza il fondo archivistico che conserva la documentazione di quel soggetto.
Varie forme di strumenti di ricerca, quali guide, inventari, elenchi sommari, schedari servono ad orientare il ricercatore, illustrando, più o meno dettagliatamente, la provenienza, la storia e la struttura dei fondi, la loro articolazione in serie (cioè in raggruppamenti omogenei di fascicoli o documenti), e fornendo una descrizione più o meno analitica delle singole unità archivistiche e del loro contenuto.
In particolare l'utente che voglia condurre una ricerca fra i fondi dell'Archivio di Stato di Firenze, per acquisire una conoscenza di base, oltre che della consulenza del funzionario presente in Sala, può avvalersi della voce "Firenze" pubblicata negli anni '80, nel secondo volume della Guida Generale degli Archivi di Stato, adesso accessibile anche on-line o può consultare l'elenco dei fondi o la Guida on-line, presenti sul sito web.
Individuato il fondo che può probabilmente soddisfare le proprie esigenze di ricerca, ci si deve rivolgere agli inventari a disposizione in Sala di studio (e alcuni anche on-line) per poter identificare e correttamente richiedere in lettura le singole unità archivistiche o i singoli documenti.
In Sala di studio gli inventari presenti sono suddivisi in quattro serie, contraddistinte da lettere dell'alfabeto:
V = vecchi inventari N = nuovi inventari M = fondi in microfilm S = inventari a stampa e disposti secondo una numerazione progressiva.
Uno schedario, organizzato alfabeticamente secondo la denominazione dei fondi, permette di individuare la serie di appartenenza e il numero dell'inventario desiderato.
La consultazione degli inventari è permessa liberamente sui tavoli appositamente predisposti.
Per facilitarne l'utilizzo, gli inventari, sono corredati di opportune avvertenze relative alla modalità di compilazione delle richieste, compresa l'indicazione dei pezzi non disponibili.
Gli utenti sono invitati a leggere con molta attenzione tali avvertenze e ad attenervisi scrupolosamente nell'interesse stesso della loro ricerca.
Al termine della consultazione gli inventari devono essere ricollocati nel medesimo posto dal quale sono stati prelevati.
Lo studio delle fonti documentarie può essere integrato o associato con quello delle fonti bibliografiche della Biblioteca dell'Archivio. In Sala di Studio è a disposizione il catalogo cartaceo per autori, aggiornato al 1992. Per le opere (e le acquisizioni) posteriori a tale anno, la ricerca bibliografica deve essere effettuata utilizzando il computer collocato in Sala di Studio. Il catalogo on line relativo alle pubblicazioni pervenute dopo il 1995 è consultabile nell’OPAC del Sistema documentario integrato dell’area fiorentina
Alcuni utili riferimenti a dizionari pubblicati on line sono presentati nel menù Risorse in rete
