Il progetto ha preso l'avvio operativamente nel 1997; alla sua realizzazione, nel decennio successivo, hanno preso parte varie persone e strutture, sia interne che esterne all'Archivio di Stato di Firenze, con compiti diversi e per periodi più o meno lunghi. Di questi contributi cerchiamo qui di dare un quadro sintetico:
- Coordinamento generale: Anna Bellinazzi e Francesco Martelli.
- Coordinamento degli aspetti informatici: Stefano Vitali.
- Riconoscimento, schedatura, inventariazione del materiale documentario: Sonia Puccetti (dal 1997 al 2009); Cecilia Bendinelli (dal 1998 al 2003); Ilaria Marcelli (dal 2005 al 2007); Tommaso Gramigni (2005); Susanna Gori (2008-2009).
- Individuazione e recupero della documentazione alluvionata: Salvatore Favuzza.
- Restauro e condizionamento del materiale archivistico: Laboratorio di restauro dell'Archivio di Stato di Firenze.
- Schedatura e inventariazione: software "Arianna" e suo aggiornamento: Società Hyperborea.
- Realizzazione del sito internet e del sistema informatico per la consultazione degli inventari: Centro Archivistico della Scuola Normale Superiore, a cura di Gianfranco di Tota, Umberto Parrini e Maddalena Taglioli.
La realizzazione del progetto è stata resa possibile grazie agli specifici stanziamenti annuali della Direzione Generale per gli Archivi, e, nel 2008-2009, ad un generoso finanziamento dell'Ente Cassa di Risparmio di Firenze, che ha consentito il completamento dell'inventariazione e la predisposizione della banca dati per la messa in rete.
