Le tappe fondamentali

1866

Con il R.D. 15 novembre 1865 n. 2602 si stabiliva che le registrazioni di stato civile anche in Toscana fossero assolte da allora in poi dai singoli comuni. In conseguenza di tale provvedimento, con R.D. 17 dicembre 1865 n. 2662, veniva soppresso L'Ufficio di Stato Civile centrale e si disponeva il passaggio all'Archivio di Stato di Firenze di tutte le carte dell'ufficio nonostante che la maggior parte degli atti fosse ancora utile per le necessità amministrative e per le certificazioni.

1866-1965

Il versamento delle carte dello Stato Civile di Toscana costrinse la direzione dell'Archivio ad aprire un vero e proprio sportello dove il pubblico potesse chiedere copie degli atti e relative certificazioni. L'ufficio era collocato in una stanza al piano terreno della fabbrica degli Uffizi, dotata di una accesso separato rispetto alla sala di studio.
Nei successivi settanta anni il fondo venne utilizzato esclusivamente per ricerche e certificazioni amministrative. Il funzionario responsabile per molti anni ebbe anche la qualifica di ufficiale di stato civile e le procedure di accesso alla documentazione e di ricerca erano del tutto simili a quelle di un comune ufficio di stato civile. Nel corso della seconda metà dell'Ottocento si procedette alla redazione del principale inventario (  Inventari, inventario 1913, 460) la cui fotocopia è ancora in uso per la ricerca (  Inventari, sala studio, N/300 ) N/300 e all'attribuzione di un’unica numerazione di corda ai registri e alle filze del fondo.

1966

L'alluvione del novembre 1966 non risparmiò certamente le carte dello Stato Civile. La serie più colpita risultò quella dei Duplicati dei registri di stato civile (1818-1865). Di questa serie, attualmente, si contano ancora 100 metri di materiale alluvionato da recuperare.

1975-1980

Il fondo, aperto alla diretta consultazione del pubblico, suscitò un notevole interesse da parte degli studiosi, per ricerche storiche, demografiche e genealogiche.
Il 18 giugno 1975 l'Ufficio Centrale per i Beni Archivistici autorizzò la Genealogical Society, emanazione della Church of Jesus Christ of Latter-day Saints di Salt Lake City, Utah, U.S.A. a portare avanti una massiccia campagna di microfilmatura delle serie dello Stato Civile di Toscana. Le riprese avvennero a Firenze tra il 1975 e il 1976. Secondo gli accordi presi una copia (negativa) dei microfilm venne depositata in Archivio di Stato.

1987-1995

Approssimandosi la data di sospensione del servizio di consultazione nella vecchia sede degli Uffizi in vista del trasferimento dell'Archivio nella nuova sede in piazza Beccaria, l'Istituto di Demografia dell'Università di Firenze chiese il deposito dei microfilm presso la biblioteca della Facoltà di Economia e Commercio per consentire la prosecuzione dei lavori scientifici, la realizzazione di banche dati sulla popolazione toscana nel XIX e di tesi di laurea inerenti la disciplina. La consegna delle pellicole avvenne il 18 maggio 1987. I microfilm vennero restituiti nel 1995.
Il rientro in sede dei materiali fu l'occasione per la manifestazione Un censimento, una capitale: Firenze nel 1841. Esperienze di ricerca demografica, storica e di storia sociale. Mostra didattica: documenti e strumenti interattivi, realizzata presso l'Archivio di Stato di Firenze tra il 6 e il 29 aprile 1995, nel quadro della V settimana della cultura scientifica, per la cura di Carlo Corsini, dell'Università di Firenze e di Francesca Klein, Claudio Lamioni, e Francesco Martelli, dell'Archivio di Stato.

1995-2000

Dal 1995, le migliori condizioni materiali ed organizzative dell'Istituto consentirono, con la collaborazione del Servizio interno di fotoriproduzione, l'avvio del recupero funzionale dei microfilm per destinarli alla consultazione sostitutiva.
La realizzazione del progetto ha comportato l'esame delle bobine ad una ad una ed il loro confronto con i registri originali per stabilire l'univoco collegamento con questi ultimi e per determinare in quale bobina fossero contenute le riproduzioni dei singoli registri descritti nell’inventario in uso in sala di studio (  Inventari, sala studio, N/300 ). È stata anche avviata la duplicazione delle bobine per poterle mettere a disposizione degli utenti direttamente in sala di studio.
Il risultato di questo notevole sforzo è stata la progressiva messa a disposizione dei microfilm relativi ai repertori alfabetici e agli atti del Censimento del 1841 e di una cospicua parte dei registri risalenti al periodo francese (1808-1814).

2005-2007

Viene portata a termine, con la collaborazione delle ditte Italian Service s.r.l. e Somis s.n.c. di Livorno, la duplicazione delle bobine, cui segue il loro definitivo ordinamento.
Nel 2006 il fondo è stato completamente descritto nella Guida on line (  Stato civile di Toscana (1808-1865).
Nasce l'idea di predisporre uno strumento on line finalizzato a guidare gli utenti meno esperti nella ricerca all'interno del fondo.

2008

Dal 1 gennaio 2008 viene messa a disposizione in sala studio la parte più cospicua del patrimonio di microfilm dello Stato Civile in sostituzione della consultazione dei registri e delle filze originali.
Per la ricerca delle bobine è stato realizzato da Claudio Lamioni un apposito inventario (  Inventari, sala studio, M/10).

2009

Con la collaborazione del Consorzio Forma e della Scuola Normale Superiore di Pisa è pubblicata sul sito Web dell'Archivio di Stato la Guida alla consultazione del fondo a cura di Francesca Fiori.